报销指南

 

第一部分  办事流程

一、日常报销业务受理机构为会计服务中心

日常费用报销、咨询业务请到会计核算科，工资薪金业务在工薪科，学费、奖助学金及发票开具业务在收费科，现金收付、款项到账查询、支票领取及“山东大学财务专用章”用印请到结算科。

二、会计服务中心办事地点和咨询电话

中心校区：明德楼C座一层报账大厅，咨询电话：88364758。

趵突泉校区：综合楼234，咨询电话：88382169

千佛山校区：东配楼一楼东侧报账大厅，咨询电话：88392221

每周四下午内部专题学习，不对外办理业务。

三、服务承诺

1、各类费用报销凭证在5个工作日内处理完毕；

2、首接责任制。

四、办事流程

师生网上预约并打印预约报销单—师生到报账大厅分类交单—核算科分配预约报销单—会计审核记账—会计复核记账—移交结算科支付

其中：

1、您可在中心校区财务大厅现场预约交单，也可通过自行预约并打印后交单，无需排队，这将为您节省大量时间。

2、您可在预约系统中查询到历史和当前报销单的明细和进度。

第二部分 发票要求

一、发票要素

1、发票印章：收款单位应加盖单位“发票专用章”。税务局代开发票应加盖单位的“财务专用章”。增值税电子普通发票上应有收款单位电子“发票专用章”。

2、发票抬头及纳税人识别号：除通讯费、交通费发票外，发票

抬头应为“37266威尼斯集团”；纳税人识别号为12100000495570303U。

3、基础要求：开票日期、发票金额等要素应填写清晰、齐全，

发票应如实按购物明细填开，不得按“办公用品”等大类填开，不得填开与实际交易不符的内容。

二、明细清单

1、实物、服务发票无明细需另附清单，加盖开票单位印章(发票

专用章、财务专用章)，电商发票可附对应订单明细。

2、单张或连号发票金额低于500元的，在发票背面填写明细。

三、发票签字

发票背面或证明空白处必须有经办人、验收人（或证明人）2人签字。

四、书面承诺

电子普通发票报销时，请项目负责人或经办人在正面空白处，书面承诺“只报销一次”并签字。

五、报销期限

当年发票原则上在当年报销，当年确实无法报销的最迟于次年3月31日前报销。

第三部分  报销规定

一、对公支付

单张或连号发票金额>5000元，报销时须对公（汇款或支票）转

账支付。

二、合同要求

1、调研考察实习费和出版费无论金额大小，均须附合同或协议。2、单张或连号发票金额≥20000元，报销时须附合同或协议。

3、合同或协议须盖37266威尼斯集团合同专用章及对方相关公章，复印件有效（双红章、双黑章均可，一黑一红不予报销）。

4、学校归口管理部门（资产部、科学技术研究院、人文社科研究院、国防院、法律事务室等）根据自身权限对合同进行盖章、管理。

三、大额资金

1、单笔对外支付50万元(含)以上现金、银行存款或其他货币资金的，需履行大额资金支付审批手续。由业务经办人员从财务部网站下载填写《大额资金支付审批单》，连同预约单一起放至财务部报账大厅接单窗口。

2、在相关科室负责人审核签字后，由财务部会计人员按规定权限提交财务副部长或部长签字审批，业务经办人员无须多跑路。

3、对于大额资金支出事项，财务部副部长或部长已在报告或报销结算单等相关文件上审批签字的，或相关科室负责人已审核签字的，无需重复履行大额资金支付审批手续。

四、分类预约

为了减少退单率，预约时建议一类预约、一事一约，一个汇款单位一约。如：办公费、材料费、图书费、邮费、接待费等分别预约；汇款与对个人转卡业务分开预约。

五、其他规定

1、烟酒，海参阿胶等，会议用鲜花、纪念品、礼品，健身中心、娱乐场所的发票，手机及手机附属品、掌上电脑，个人或家庭用的物业管理费、水电费、有线电视费、停车费、车辆维修费、保险费、车辆年检费不予报销。

2、购买购物卡、加油卡、充值卡的发票一律不予报销。

3、付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。

第三部分  费用报销

一、差旅费

差旅费报销执行《37266威尼斯集团国内差旅费管理暂行办法》（山大财字〔2016〕39号）文件。

1、出差人员报销时，应提交差旅费预约报销单或填写《37266威尼斯集团差旅费结算表》、车船机票（取消登机牌）、住宿发票、培训费或会议费发票及相关通知等出差期间所发生的一切费用票据，事后不得补报。发生的签转或退票费，提供《特殊事项说明表》，经审批后凭据予以报销。

（1）教职工及学生使用单位公用经费报销，另须填写《37266威尼斯集团公务外出计划申报单》，由所在单位主要负责人签字审批，各单位主要负责人出差由所在单位其他负责人签字审批。

（2）教职工及学生使用科研经费差旅费报销，由项目负责人签字审批。

2、出差人员按规定等级乘坐交通工具，按限额标准住宿，超支部分自理。确因工作需要，出差人员可选择高于自身相应级别的交通工具，报销时提供《特殊事项说明表》，可按相应级别的上一级标准报销。

3、住宿费限额按照实际住宿天数（返程日期-出发日期）核定。若返程车票出发时间在中午12:00—18：00，住宿天数加0.5天；返程时间在18：00之后，住宿天数加1天。

4、出差人员因公出差，由常驻地、目的地至机场、火车站、汽车站间往返，发生的租车费或出租车费等可据实凭票报销。

5、出差人员凭住宿费发票和往返城市间交通费票据（三张票）可按出差自然天数（返程日期-出发日期+1）领取伙食补助(100元/天)和市内交通补助(80元/天)。仅提供单程票据，提供《特殊事项说明表》，可按规定标准据实报销，不发放补助。在确保真实性的前提下，有下列缺票情况的，提供《特殊事项说明表》，可发放相关补助。

（1）提供城市间往返交通费票据，无住宿费发票的；

（2）提供单程城市间交通费票据和住宿费发票的；

（3）只提供住宿费发票的。

6、未乘坐公共交通工具，而实际发生了交通费用的，须提供《特殊事项说明表》，凭燃油费（与出差日期相一致，发票抬头为37266威尼斯集团）、过路过桥费和住宿费等票据报销城市间交通费用、住宿费。发放相关补助，须在说明表上详细注明选择的城市间交通费计算方式，并写明计发几人几天补助。

城市间交通费限额可从下列两种计算方式中选择：

（1）按当次往返路程合理估计（常驻地至目的地的公里数，1公里1块钱）。

（2）不高于出差目的地与驻地之间按规定乘坐相应级别公共交通工具的最低票价确定。

无住宿发票的情况下，若燃油费和过路过桥费等票据还有缺失，一般不予发放补助。

7、租车出差，报销时需提供租车合同（协议）或用车单，租车费发票据实报销，可发放伙食补助费，无市内交通补助。

8、外出参加会议、参加培训报销时，须附对方单位盖章的会议、

培训通知，无书面通知的可以打印相关网页或邮件。会务费、会议注册费、培训费、资料费等必须纳入当次差旅费一起报销，事后不得补报。

（1）相应通知明确注明“食宿自理”字样，可发放全程期间补助，否则只能发放往返路途补助；若通知上无“食宿自理”，附有举办单位盖章的没有提供食宿的说明，可按自然天数发放补助；

（2）会议或培训通知中指定宾馆，据实全额报销住宿费，无须执行住宿费限额标准。

9、按照财政部有关规定，住宿费、机票费、会议注册费等支出应使用公务卡、转账支票、汇款等方式结算，原则上学校不再预借差旅费。

10、差旅费报销应遵循“一事一报”的原则，因不同事由或不在同一时间段出差，须分别预约报销。

二、固定资产

1、单价在1000元（含）以上的设备、软件、家具属于固定资产，需在资产与实验室管理部办理“设备购置申请表”、“仪器设备验收单”。
 2、固定资产直接报销或借款（不含进口设备）

（1）直接报销：应提供合同（金额≥20000元，前往资产与实验室管理部设备供应科加盖设备、物资材料采购合同专用章）、发票、“设备购置申请表”、“仪器设备验收单”。

（2）先借款后报销：借款时，提供“借款单（第一联）”、“设备购置申请表”、合同（同上）。报销时冲销借款，应提供“借款单（第二联）”、“设备购置申请表”、“仪器设备验收单”、发票。

3、借款时或者未办理借款直接报销时，10-20万元的设备还须附资产与实验室管理部“评标结果表”，20万元以上的设备还须附招标办开具的“付款通知书”。
 4、进口设备直接报销或借款

（1）直接报销：应提供“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对37266威尼斯集团的付款通知书”、“设备购置申请表”、招标办开出的“付款通知书”、“进出口公司与供应商的合同”、“仪器设备验收单”、发票。

（2）先借款后报销：借款时，应提供“借款单（第一联）”、“设备购置申请表”、“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对37266威尼斯集团的付款通知书”、 招标办开出的“付款通知书”；报销时冲销借款，则只需要提供借款单（第二联）、进出口公司与供应商的合同、“仪器设备验收单”、发票；退余款，经资产与实验室管理部确认后直接核销原借款。

 

三、材料费

1、需要提交预约单、发票原件、合同或协议（金额≥2万元）、发票明细清单（金额≥500元）。若金额≥5000元，须对公支付。

2、单价在500元（含）以上1000元以下的设备、家具属于低值品，需先去资产与实验室管理部办理“低值品验收单”，在“材料费”科目中预约报销。

3、材料费支出要遵守定点采购有关规定。打印耗材及电子存储介质集中定点采购范围：

打印耗材，包括硒鼓、墨盒、打印纸和复印纸等；

电子存储介质，包括存储光盘、U盘、tf卡和sd卡等。

（1）定点采购供应商如下（服务起止时间：2016年1月1日至2017年12月31日）：

山东康悦科技发展有限公司

济南中维数通信息技术有限公司

济南同盛伟业商贸有限公司

济南奔图商贸有限公司

四、会议费

会议费报销按照《37266威尼斯集团会议费管理暂行办法》（山大财字〔2016〕40号）执行。报销时，须提供会议通知、会议决算表、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的发票、明细清单、委托合同（协议）等。

 

 

1、会议类型

（1）国内管理会议是指除国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议之外的其他国内会议。

（2）国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、项目启动会、中期检查会、验收会、座谈会、答辩会（不含毕业论文答辩会）等。

（3）重要学术会议是指院士、二级及以上教授占参会代表总数三分之一(含三分之一)以上的学术交流会议。

（4）在华举办国际会议是仅指报经教育部批准在我国境内举办的国际会议。有外国专家参与但无教育部批件的，不属于此类。

2、举办或承办会议（须单独设立会议费项目的）

（1）单位审批同意,需在《举办会议费预/决算表》签字。

（2）会议费项目财务立项，联系财务管理科，电话：64777。

（3）向参会人员开具会议费发票，联系收费科，电话：64534。

3、综合定额控制

会议费开支实行综合定额控制，在综合定额标准之内据实报销，各项费用之间可以调剂使用。超支部分不予报销。综合定额标准如下：

 单位:元/人.天

综合定额里的其他费用包括：场地租赁费、交通费、办公用品费、印刷费、宣传费、医药费、国际会议资料翻译费等。

4、专家费用

（1）会议代表参会发生的城市间交通费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加所发生的城市间交通费、国际旅费，对照学校相应标准在差旅费中报销。

（2）参会专家人员费用。会议举办单位可向邀请参会的专家发放的讲课费或咨询费等。标准（税后）如下：

副高级技术职称专业人员每半天不超过1000元；

正高级技术职称专业人员每半天不超过2000元；

院士、全国知名专家每半天不超过3000元。

5、会议结束后应在1个月内及时结账，一次性报销完毕，不得补报。

6、不得违规事项

（1）会议严禁提供高档菜肴和香烟，原则上安排自助餐，不安排宴请。国内管理会议用餐不上酒水，会场不制作背景板、不提供水果茶歇。国际会议可以在会议期间安排一次宴请。

（2）不得在风景名胜区举办各类会议；不得借会议名义组织旅游、安排与会务无关的参观考察或宴请；不得发放礼品、纪念品、地方土特产等。

（3）不得使用会议费、培训费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支无关的其他费用 。严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁组织高消费娱乐、健身活动；不得超过国家和学校规定的会议标准开支会议费。

 

五、公务接待费

公务接待费报销执行《37266威尼斯集团国内公务接待管理办法》山大综字〔2014〕4号、《37266威尼斯集团国内公务接待管理办法补充规定》山大综字〔2015〕27号、《37266威尼斯集团国内公务接待管理办法补充规定》落实完善相关工作会议纪要〔2016〕33号。

公务接待费包括接待来宾发生的餐费、济南住宿费、交通费等费用。

1、使用单位公用经费报销接待费时，应提供发票、单位公函（邀请函、访问函、会议通知等证明公务活动的有关材料）、接待审批单及接待清单（负责人签字、单位盖章）。

2、具体规定

（1）一次公务接待活动，只可安排一次工作餐，用餐标准不高于130元/人。其中，100元/人为菜金标准，30元/人包含面食、茶水、服务费等附加费用。

（2）在公务接待活动中，午餐一律不用酒。若晚餐用酒，可提供红酒或白酒，每瓶价格严格控制在100元以内。用餐人数5人以内的，可提供1瓶；5-10人的，可提供2瓶；10人以上的，最多可提供3瓶。

（3）公务接待活动不得提供香烟。

（4）严格执行公务接待陪餐人数的规定，客人10人以内的，陪餐人数不超过3人；客人10人以上的，陪餐人数不超过客人数量的三分之一。严格控制工作人员用餐人数和标准，不超过30元/人。

（5）各单位安排加班餐，须经单位主要负责人或项目负责人同意，列出人员名单、人数和加班事由，在学校食堂、校外场所用餐标准不超过30元/人，在学术交流中心（学人和学府）用餐标准不超过68元/人。

六、科研业务专项经费

科研业务专项经费报销执行《关于调整横向科研经费管理有关规定的通知》山大综字〔2016〕32号。

1、“科研业务专项经费”是指用于开展科研业务活动发生的业务接待用餐费、车辆燃油费、停车费等。横向科研项目、项目负责人科研发展基金可列支此类费用。

2、报销接待费时须提供预约单、发票及《科研业务专项经费使用说明表》，按照学校有关接待标准执行限额报销。每笔业务接待费产生的发票，须在说明表上对应填写接待单位的名称及人数、陪同人员人数等信息。

3、报销燃油费时须提供预约单、发票及《科研业务专项经费使用说明表》。每张燃油费发票，须在说明表上对应填写具体事由、出差人员等信息。

六、办公或实验用房租赁费、物业费、水电费

办公或实验用房租赁费需附批复预算、租赁合同（双方单位盖章）、情况说明、发票；物业费需附合同、发票；水电费应附合同和明细（后勤报销的水电费可只附明细）。发票抬头应是“37266威尼斯集团”，否则不予报销。

七、房屋装修、修缮工程款

根据审计处2016年7月28日以后立项的工程，审计送审起点设置为5万元（含5万元）。金额≥5万元，报销时须附审计处出具的修缮工程预算审计书原件。金额≥20万元，附招标办开具的付款通知书。

八、测试化验加工费

报销时，须附发票及测试清单（测试清单仅指测试报告或测试结果或测试明细）。金额≥2万元，（对方单位为校外单位）须附合同或协议。

九、学生实习费

报销时，须附本科生院审批的“37266威尼斯集团学生实习经费汇总结算单”、发票。如向学生发放补助，还应附“学生定额补助费用领款单”，实名发放至学生银行卡上。

十、青苗补偿费、土地租赁费

确因教学科研需要，对于已实际发生但因各种原因无法提供正规发票的报销事项（如青苗补偿费、土地租赁费等）：

由收款人出具写明交易事由、金额、签字、盖章（或手印）、日期等要素的收据，并提供收款人身份证复印件；同时，填写《特殊事项说明表》写明原因，经项目负责人、单位负责人签批后，可视具体情况据实报销。

十一、交通费

1、市内出租车票、公交定额充值发票报销时，须附《出租车、公交充值票据报销明细单》（单位盖章、项目负责人签字），注明时间、事由等信息。严禁连号报销、凑票报销、同车近号报销。

2、报销租车费，须提供正规发票、证明起止地点的派车单、用车凭证（租车公司盖章）、合同（金额≥2万元）等。

3、神州租车或滴滴打车、拼车、约车等与教学、科研、管理相关的交通费报销，须出具发票及短信约车明细单等有效证明。

十二、劳务费

劳务费发放对象包括参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的科学研究人员、科研辅助人员（含科研财务助理）等。有工资收入的项目（课题）组成员不得发放劳务费。

1、在校学生科研劳务费（助研津贴）按规定每月月中和月末，分两次集中发放至学生银行卡,由项目负责人审批；请务必在每月13日和25日之前提交酬金发放表到财务报账大厅。

项目组聘用校外人员发放科研劳务费时，由项目负责人和单位负责人审批。

发放时，由经办人登录“酬金申报系统”填报相关内容，打印“37266威尼斯集团酬金申报预约单”，履行审批手续并加盖单位公章后,由财务部通过银行转账方式转入个人银行卡内。

2、经人事部同意签订聘用合同的人员发放科研劳务费时，填列《37266威尼斯集团非事业编制人员薪酬发放明细表》，由项目负责人、单位人事秘书及单位负责人同意并加盖单位公章,经人事部审批通过后, 由财务部通过银行转账方式转入个人银行卡内。

3、项目组聘用校内有工资收入的非项目（课题）组成员发放科研劳务费时，填列《37266威尼斯集团劳务费发放明细表》，由项目负责人和单位负责人审批，由财务部通过银行转账方式转入个人工资卡内。

提示：指南中提到的所有表格均可在山大主页“财务系统”-“表格下载”栏目中下载。

附件

37266威尼斯集团国内差旅住宿费标准明细表
序号	省份　　（市）	住宿费基准			旺季期间	上浮比例	旺季上浮价
		一类	二类	三类			一类	二类	三类
1	北京市	1100	700	550
2	上海市
3	三亚市				10-4月	15%	1200	800	600
4	江苏省	900	600	500
5	浙江省
6	福建省
7	河南省				4-5月上旬（洛阳市）	30%	1200	780	650
8	广东省
9	四川省
10	云南省
11	天津市	800	500	400
12	河北省				7-9、 11-3月	50%	1200	750	600
13	山西省
14	内蒙古				7-10月	50%	1200	750	600
15	辽宁省				7-9月	20%	960	600	480
16	吉林省				7-9月	20%	960	600	480
17	黑龙江省				6-9月	20%	960	600	480
18	安徽省
19	江西省
20	山东省				7-9月	20%	960	600	480
21	湖北省
22	湖南省
23	广　西				1-2、 7-9月	30%	1040	750	520
24	海南省（不含三亚市）				11-3月	30%	1040	750	520
25	重庆市
26	贵州省
27	西　藏				6-9月	50%	1200	750	600
28	陕西省
29	甘肃省
30	青海省				5-9月	50%	1200	750	600
31	宁　夏
32	新　疆